POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVEE – PRIVACY POLICY

En notre qualité de cabinet d’experts-comptables fiscalistes, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.

Le cabinet collecte et traite les données d’identité et les coordonnées qu’il reçoit du client concernant le client lui-même, les membres de sa famille, son personnel, ses collaborateurs, ses préposés, ses relations d’affaires (fournisseurs ou clients du client) et toute autre personne de contact utile. Ces données à caractère personnel sont traitées par le cabinet conformément à la législation belge relative à la protection des données et aux dispositions du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 (ciaprès le « Règlement général sur la protection des données »).

Le client s’engage à fournir au cabinet, des données exactes et à informer celui-ci de toute mise à jour éventuelle et s’engage à respecter strictement les dispositions du Règlement général sur la protection des données à l’égard des personnes dont il a transmis les données à caractère personnel, ainsi que concernant toutes les données à caractère personnel possibles qu’il pourrait recevoir de ses clients, de son personnel, de ses collaborateurs et de ses préposés.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des informations ci-dessous et reconnaît que le cabinet est autorisé à traiter les données à caractère personnel qu’il communique dans le cadre des services qui seront prestés par le cabinet, et ce conformément aux dispositions reprises dans la présente déclaration de protection de la vie privée

  1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est le Conseil d’Administration de la SRL FINANCE & TAX.

Le siège du responsable est sis à 5100 Wierde (Namur), Chaussée de Marche n° 727B, et son numéro d’entreprise est 0542.781.118.

Le responsable est inscrit auprès de l’ITAA (Institute for Tax Advisors & Accountants) sous le numéro d’agrément 50426256.

Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez-vous adresser à FINANCE & TAX par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par courrier électronique à digital@financetax.be

  1. Finalités du traitement et catégorie des données à caractère personnel

Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée à caractère personnel.

Ces données ne seront transmises qu’aux sous-traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées pour ledit traitement.

Le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).

  • Les obligations incombant au cabinet vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales, …) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires.

  • Exécution du présent contrat relatif à des services comptables, fiscaux et révisoraux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission d’expert-comptable.

  • Les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales de type « newsletters ». Le client peut se désabonner à tout moment des lettres d’information ou newsletters et autres communications du cabinet. Le client peut se désinscrire en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : digital@financetax.be
  1. Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point 2, notre cabinet est autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national, …

Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales.

Le cabinet traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies.

Le cabinet traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des bilans).

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2.

Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales.

  1. Destinataire des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, le cabinet ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

Le cabinet fait appel à des tiers prestataires de services :

  • le cabinet utilise un logiciel de comptabilité électronique et son portail ;
  • le cabinet fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire, …).

Le cabinet peut prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site internet et de son système informatique.

Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative, s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site internet et/ou de vous-même.

  1. Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le cabinet a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation afin d’empêcher :

  • L’accès ou la modification non autorisées à ces données ;
  • L’usage inadéquat ou la divulgation de ces données ;
  • La destruction illégale ou la perte accidentelle de ces données.

Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels le cabinet fait appel.

Les employés, associés ou collaborateurs du cabinet qui ont accès à ces données sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

Toutefois, le cabinet ne saurait être tenu pour responsable en cas de vol ou de détournement des ces données par un tiers en dépit des mesures de sécurité adoptées.

  1. Durée de conservation

Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients.

Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.

  • Autres données à caractère personnel

Les données à caractère personnel des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.

  • Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.
  1. Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

Conformément à la réglementation en matière de traitement de données à caractère personnel le client dispose des droits suivants sous réserve du cas particulier repris à l’article 7.1. :

  • Droit d’être informé des finalités du traitement et sur l’identité du responsable du traitement ;
  • Droit d’accès : le client a le droit de demander à tout moment si ses données ont été collectées, durant combien de temps et dans quel but, et d’avoir accès aux données traitées ;
  • Droit d’opposition : le client peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ses données par le cabinet , sauf lorsque le traitement répond à une obligation légale ;
  • Droit de rectification : le client a le droit de demander que ses données fausses ou incomplètes soient corrigées ou complétées à tout moment sur simple demande ;
  • Droit à la limitation du traitement : le client peut demander une limitation du traitement de ses données. Cela signifie que les données en question doivent être « marquées » dans le système informatique du cabinet et qu’elles ne peuvent plus être utilisées pendant un certain laps de temps ;
  • Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli) : sous réserve des exceptions prévues par la loi, le client a le droit d’exiger que ses données soient effacées, à l’exception de celles que le cabinet a l’obligation légale de conserver ;
  • Droit à la portabilité des données : le client peut demander que ses données lui soient transmises dans un « format structuré, couramment utilisé et lisible par machine » et peut également demander au cabinet de transmettre ces données à un autre responsable de traitement ;
  • Droit de réclamation : le client peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

 

Sont ici concernées les données à caractère personnel de nos clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients. En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :

« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité. Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi. La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question. Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc vous adresser à la CVP ou à l’Autorité de protection des données ((cf. point 8).

  1. Plaintes

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par notre cabinet auprès de l’Autorité de protection des données :
Commission pour la protection de la vie privée

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : commission@privacycommission.be
URL : https://www.privacycommission.be

  1. Mises à jour et modifications à la déclaration de protection de la vie privée

En informant les clients via le site web du cabinet ou par e-mail ou par courrier, le cabinet peut modifier et adapter la déclaration de protection de la vie privée, notamment pour se conformer à toute nouvelle législation et/ou réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, aux recommandations de l’Autorité belge de protection des données, aux lignes directrices, aux recommandations et aux meilleures pratiques du Comité européen de la protection des données et aux décisions des cours et tribunaux sur cette question.

10. Politique des cookies

Le cabinet utilise des « cookies » sur son(ses) site(s) internet. Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur le site, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies aident le cabinet à améliorer le site, à faciliter votre navigation et à adapter le site Internet à vos besoins.

Pour en savoir plus sur la politique du cabinet en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Cookies policy ».

Vous pourrez alors consentir à tout ou partie des cookies.

11. Consent à notre politique protection de la vie privée

En naviguant sur notre site internet vous déclarez avoir pris connaissance de ce qui précède et autorisez le cabinet à traiter vos données à caractère personnel si besoin.